Neues Terminmanagement in ProCRM

„Alle Infos auf einen Klick“ - diese Grundintention von ProCRM ermöglicht jedem Mitarbeiter im Unternehmen aus seiner speziellen arbeitsplatzbezogenen Perspektive alle Informationen zu Kunden, Interessenten, Mitarbeitern, Lieferanten – kurz zu allen Geschäftspartnern - einzusehen und so kompetent auf jede Fragestellung reagieren zu können.

Klingelt nun das Telefon, so wird an einem CRM-Arbeitsplatz der Anrufer sofort mittels der (optional einsetzbaren) Schnittstelle zur Telefonanlage identifiziert. Grunddaten zum Anrufer wie Name, Adresse, Ansprechpartner, sowie eine Historie der letzten Kontakte erscheinen sofort am Bildschirm. Per Mausklick können dann – je nach Geschäftspartnertyp und Benutzerberechtigung des Sachbearbeiters – Rechnungen offene Posten, Auftragsdaten, Kostenstellenergebnisse, Umsatzstatistiken, Angebote, Einsatzpläne, Bestellungen, Soll/Ist-Vergleiche, Planvorgaben, Verträge – kurz: alle problemrelevanten Informationen - angezeigt werden. Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen dank dieses zentralen Informationspools dem Partner am anderen Ende der Leitung professionell und kompetent weiterhelfen kann. Ganz dem Motto „One Face to the Customer“ folgend, soll der Geschäftspartner von jedem Mitarbeiter im Unternehmen die gleiche Auskunft und Hilfe erhalten, so dass er sich wie von einem einzigen Ansprechpartner individuell betreut fühlt.

Im ersten Realisierungsschritt bietet ProCRM bereits den zentralen Zugriff auf alle relevanten Geschäftspartner- Informationen. Mit dem zweiten Schritt dem ProCRM- Terminmanagement wird nun gewährleistet, dass dieser Informations- pool im laufenden Betrieb ständig gepflegt und weiterentwickelt wird und dies möglichst mit einem Minimum an Aufwand für die Mitarbeiter im Unternehmen.

Dafür müssen ein- und ausgehende Telefongespräche, Faxe, Emails, die schriftliche Korrespondenz, Besuche – sprich alle Kommunikationsarten im System EDV-technisch festgehalten werden können. Dies geschieht computergestützt, so dass entsprechende Geschäftspartnerkontakte automatisch dokumentiert werden. Knackpunkt hierbei ist, dass der Anwender selbst nur ein Minimum an Informationen ergänzen muss. Und zwar die Informationen, die er früher auf diversen Notiz- zetteln festgehalten hat, durch die sich die Urlaubsvertretung in mühevoller Arbeit durchkämpfen musste. Mit ProCRM genügt dann im Gegenzug auch der Aushilfskraft nur ein Klick in die Kontakthistorie, um z. B. die fragliche Rechnung 4711 aus dem Vormonat sehen zu können. Und der Geschäftspartner am anderen Ende der Leitung fühlt sich kompetent betreut und damit in guten Händen.

Mit dem ProCRM-Terminmanagement können darüber hinaus alle Termine und Wiedervorlagen mit Geschäftpartnern aber auch Kollegen komfortabel verwaltet werden. Interne Abläufe werden dadurch transparent, Aufgaben können delegiert, weitergeleitet und überwacht werden, wobei der Bearbeitungsstand der Aufgabe jederzeit ersichtlich ist.

Fragen wie „Ist das Angebot für den italienischen Supermarkt fertig?“, „Wer bearbeitet die Reklamation der Hammer AG?“, „Wann ist der Besichtigungstermin im Konzerthaus?“ können mit einem Blick ins System von jedem Mitarbeiter sofort beantwortet werden.

So verwaltet ProCRM neben all den Informationen, die für die Betreuung der externen Geschäftspartner notwendig sind, auch die interne Informationsflut und verhilft jedem Gebäudereinigungsunternehmen zu einem transparenten und professionellen Informationsmangement. Kompetente Dienstleistung nach aussen und innen – dieses Leitmotiv wird mithilfe von ProCRM von der puren Philosophie zur Realität und verhilft dem modernen CRM-Anwender zu einem Riesenvorsprung am Markt.